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Aug 16, 2023

Digitalización de la documentación comercial y el conocimiento de embarque

Imagina que eres propietario de un cargamento en el año 1450. Entregas tus mercancías al

Imagina que eres propietario de una cargaen el año 1450. Usted entrega sus bienes al barco que los transportará por todo el mundo y se le presenta un conocimiento de embarque, un papel que indica lo que está enviando, de dónde viene y hacia dónde se dirige. .

Este artículo es un esfuerzo de colaboración de Didier Casanova, David Dierker, Ludwig Hausmann, Bjørnar Jensen y Jaron Stoffels, que representa las opiniones de la práctica de Viajes, Logística e Infraestructura de McKinsey.

Avance rápido hasta el año 2022: el mundo ha cambiado drásticamente, pero el conocimiento de embarque permanece relativamente sin cambios. Hoy en día, el proceso del conocimiento de embarque aún depende de la transferencia física de registros en papel y se aplica a aproximadamente el 40 por ciento de todas las transacciones comerciales en contenedores. 1Alan Mitchelhill, "Evolution of the bill of lading", en Bills of Lading, Boston, MA: Springer, 1990.

La documentación comercial actual abarca muchos documentos y procesos, y es un proceso manual, que requiere mucho tiempo y muchos recursos para todas las partes interesadas. La documentación para un solo envío puede requerir hasta 50 hojas de papel que se intercambian con hasta 30 partes interesadas diferentes. 2Henk Jan Gerzee, "Por qué los estándares digitales importan en el comercio global", The Loadstar, 16 de junio de 2022. El conocimiento de embarque, emitido por los transportistas para acusar recibo de la carga del remitente, es uno de los documentos comerciales más importantes requeridos para el envío. El análisis de McKinsey indica que el conocimiento de embarque representa entre el 10 y el 30 por ciento de los costos totales de la documentación comercial.3Análisis de McKinsey basado en entrevistas con expertos, transportistas y transportistas. Si bien las industrias bancaria y de aviación han implementado estándares digitales que permiten sistemas de comercio automatizados, el envío no ha madurado mucho más allá de donde estaba en el siglo XV.

La digitalización de la documentación comercial es un paso importante que puede evitar costos innecesarios, ahorrar tiempo y permitir el comercio. También puede mejorar la resiliencia de la cadena de suministro y ayudar a mitigar futuras interrupciones inevitables. El enfoque renovado de hoy en el rendimiento y la resiliencia de la cadena de suministro brinda un momento oportuno para que el ecosistema del comercio marítimo se una y adopte la digitalización.

Este artículo construye un caso para la digitalización de la documentación comercial y demuestra cómo la adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría ahorrar $ 6500 millones en costos directos y permitir entre $ 30 mil millones y $ 40 mil millones en un nuevo volumen de comercio mundial. También destaca las acciones que varias partes interesadas pueden tomar para desbloquear esta oportunidad en el transporte marítimo mundial.

Los desafíos globales recientes hicieron que la resiliencia de la cadena de suministro sea un imperativo para las empresas de todo el mundo. La crisis de COVID-19, los efectos económicos posteriores a la pandemia y los conflictos geopolíticos provocaron problemas críticos de suministro en todo el mundo. Estos eventos, y las interrupciones que siguieron, revelaron cuán importantes, aunque frágiles, son los flujos comerciales para la economía mundial.

En el entorno actual, la interrupción de la cadena de suministro es constante e impactante. Ya no es un "si", ni es realmente un "cuándo", ya que es omnipresente e impredecible al mismo tiempo.4 "Interrupción de la cadena de suministro: desarrolle agilidad y resiliencia en la cadena de suministro de extremo a extremo", perspectivas. La investigación realizada por McKinsey Global Institute encontró que, en promedio, las empresas experimentan interrupciones en los flujos de suministro que duran uno o dos meses cada 3,7 años, y las interrupciones más cortas ocurren con mayor frecuencia. Además, un solo impacto prolongado solo en la producción podría eliminar entre el 30 y el 50 por ciento del EBITDA de un año para las empresas en la mayoría de las industrias; un evento que interrumpa los canales de distribución también aumentaría las pérdidas para algunas. Un evento que también interrumpa los canales de distribución aumentaría considerablemente las pérdidas para algunos.

Teniendo en cuenta que la disrupción es inevitable, aumentar la resiliencia para mitigar los efectos de la disrupción en las cadenas de suministro se ha convertido en uno de los principales desafíos de la década. Una forma de mejorar la resiliencia de la cadena de suministro es que los líderes de la industria se centren en los elementos que se pueden controlar, en lugar de intentar prevenir eventos que no se pueden controlar.

Por ejemplo, cuando el volcán islandés Eyjafjallajökull entró en erupción en 2010, se cancelaron 100 000 vuelos, lo que afectó tanto a los pasajeros como a la carga aérea y, por lo tanto, a las cadenas de suministro. Comisión Europea, 26 de mayo de 2011. La carga con un valor estimado de $50 mil millones se retrasó sustancialmente en llegar a sus destinos. : El impacto del penacho de cenizas volcánicas de Eyjafjallajökull", Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), mayo de 2010. Los líderes no pudieron prepararse para este evento y, en cambio, se midieron por su capacidad de reacción. Las cadenas de suministro se alargaron a medida que el comercio aéreo se desviaba por el espacio aéreo islandés y las empresas tenían que identificar y reservar rápidamente capacidad en rutas comerciales desconocidas. Un resultado de este evento fue que los líderes de la industria aprendieron que su capacidad para responder a la interrupción estaba directamente relacionada con su capacidad para compartir información y realizar transacciones con sus socios de la cadena de suministro de la manera más rápida y eficiente posible.

Aunque la pandemia de COVID-19 fue ante todo una crisis humanitaria, la interrupción de la cadena de suministro que provocó tiene muchas similitudes con el ejemplo de Eyjafjallajökull. En los últimos dos años y medio, miles de contenedores con documentación faltante o incorrecta permanecieron en los puertos a medida que se cancelaron los vuelos que transportaban los documentos comerciales físicos para estos contenedores. Sin documentación verificada, los operadores de la terminal marítima y las autoridades aduaneras no pudieron liberar la carga, lo que exacerbó la congestión. Esta situación resultó en pérdidas de ventas y mayores costos de capital de trabajo para los transportistas y, finalmente, en una pérdida total de valor, en el caso de que la mercancía de temporada no cumpliera su fecha de entrega. Estas complicaciones pueden haberse evitado a través de una documentación digital transparente y accesible. Y se podrían haber evitado algunas interrupciones si las oficinas físicas hubieran adoptado rápidamente procesos de trabajo remoto para la documentación comercial.

El mercado de financiamiento comercial también se vio afectado durante la pandemia. Las solicitudes rechazadas de seguro de crédito comercial aumentaron en un 60 por ciento, lo que obligó a los gobiernos a utilizar sus agencias de crédito a la exportación para llenar los vacíos de financiamiento dejados por el mercado privado.8 "Financiación comercial en la era COVID: desafíos actuales y futuros", OCDE, 23 de marzo de 2021 ; Julie Steinberg y Joe Wallace, "Insurance freeze snarls US supply chains", Wall Street Journal, 22 de septiembre de 2022. El Export-Import Bank of the United States (EXIM), uno de los mayores proveedores de apoyo gubernamental a las exportaciones a corto plazo, informó un aumento del 112 % en las garantías de capital de trabajo y un aumento del 12 % en el seguro de crédito a la exportación a corto plazo durante el año fiscal 2020. 9Export-Import Bank of the United States, Informe anual de 2020.

Durante este período, mayores niveles de digitalización podrían haber ayudado a las agencias gubernamentales de crédito a la exportación a acelerar la comunicación con los solicitantes de seguros comerciales. El intercambio de documentos más rápido y más eficiente puede haber permitido a las instituciones gubernamentales llenar los vacíos de financiamiento comercial dejados por el mercado privado mucho antes.

Estos eventos recientes han hecho evidente que el intercambio de información, la colaboración y una mayor visibilidad pueden generar resiliencia ante las interrupciones. La digitalización juega un papel clave en la creación de resiliencia, ya que permite el flujo de información. Sin embargo, 30 años después de la "puesta en marcha" de Internet y 25 años después de que se establecieran los procesos de comercio electrónico transfronterizo puramente digitales, los procesos de documentación comercial siguen siendo en gran medida manuales.

Por ejemplo, muchos conocimientos de embarque todavía dependen de la transferencia física de registros en papel, y el proceso de documentación por sí solo puede llevar seis horas o más para todas las partes interesadas. Además, otros documentos comerciales importantes, como las cartas de crédito y las declaraciones de aduana, requieren el conocimiento de embarque en papel como requisito previo para su creación y emisión.

El conocimiento de embarque original todavía requiere que muchas partes interesadas impriman, sellen y firmen varias copias en papel antes de transportarlas físicamente desde el origen hasta el destino como envíos aéreos expresos (Anexo 1). Este proceso no digital es costoso, lleva tiempo ejecutarlo y es muy susceptible a errores.

La industria bancaria representa una comparación razonable para el envío: es una industria que depende de la documentación y el intercambio de datos entre varias partes interesadas, y requiere que la transmisión de estos datos mantenga su precisión y confidencialidad. La industria bancaria ha digitalizado con éxito muchos procesos de documentación al establecer SWIFT, un sistema de intercambio de información que utiliza estándares fijos y válidos universalmente para transacciones seguras.

Históricamente, los transportistas se han centrado más en la utilización física de los activos (barcos), que en el intercambio eficiente de información entre las partes interesadas. Los pequeños márgenes y los bajos rendimientos del capital dentro de la industria pueden haber impedido que los transportistas pensaran más allá de los contenedores y el margen de contribución.

La digitalización del conocimiento de embarque ha sido lenta y difícil hasta la fecha, ya que varias partes interesadas están involucradas en el proceso, todas las cuales tienen diferentes intereses, necesidades y sistemas, y deben abordarse individualmente. Además, muchos otros documentos están conectados al proceso del conocimiento de embarque a través de una multitud de interfaces, por lo que las iniciativas individuales de digitalización pueden haber sido descartadas como poco atractivas debido al impacto limitado que una sola parte interesada puede tener por sí sola. El conocimiento de embarque también requiere la aceptación de los reguladores a nivel mundial y puede parecer demasiado grande para ser abordado por una sola entidad privada. Además, el conocimiento de embarque es un documento de título y, por lo tanto, requiere los estándares de seguridad más altos posibles, además de los estándares de correo electrónico o intercambio electrónico de datos (EDI), y esto crea preocupaciones adicionales para todas las partes involucradas. La industria del transporte marítimo ha comenzado a trabajar en estándares comunes para documentos digitales como lo ha hecho la industria bancaria.

Durante la pandemia de COVID-19, los procesos basados ​​en papel pueden haberse sumado a las tensiones que afectaron las cadenas de suministro globales. Sin embargo, la reciente atención prestada a las cadenas de suministro oceánicas ha estimulado el progreso, y la industria del transporte de contenedores ahora está trabajando para resolver los obstáculos de la digitalización. El ecosistema de envío ha experimentado una mayor consolidación y una rentabilidad récord, lo que permite a los transportistas invertir en ambiciosas agendas digitales. Los operadores que buscan acercarse a sus clientes han hecho de las interfaces digitales una prioridad estratégica para el crecimiento.

El envío también está experimentando un enfoque renovado en la colaboración de la industria. Las partes interesadas están colaborando en una variedad de foros de acción colectiva que incluyen Getting to Zero Coalition, Mærsk Mc-Kinney Møller Center for Zero Carbon Shipping, TradeLens y Global Shipping Business Network. Estos organismos de la industria están acelerando la alineación requerida para establecer objetivos de la industria, como objetivos de sostenibilidad y digitalización.

La digitalización también ha sido impulsada por organizaciones que establecen y promueven activamente el cambio digital. Por ejemplo, la Digital Container Shipping Association (DCSA), una colaboración entre varias grandes empresas de transporte de contenedores, ha ayudado a la industria a establecer estándares digitales para los elementos fundamentales del intercambio de información, como los conocimientos de embarque electrónicos y los horarios de los buques.

La digitalización de la documentación comercial puede considerarse una tarea mundana, pero el impacto que podría tener sería significativo. Diversos organismos internacionales han estimado el efecto que tendría la digitalización en el comercio mundial. La Cámara de Comercio Internacional (ICC) proyecta que el comercio sin papel podría generar $267 mil millones de exportaciones adicionales en los países del G7, en comparación con los pronósticos básicos, para 2026.10"G7: Creando un ecosistema de comercio digital moderno", Cámara de Comercio Internacional (ICC) del Reino Unido , 2021. Y la Organización Mundial del Comercio informa que la implementación del Acuerdo de Facilitación del Comercio (TFA, por sus siglas en inglés) podría aumentar el comercio mundial entre $750 mil millones y $1 billón al año.11"Informe sobre el Comercio Mundial 2015", Organización Mundial del Comercio, 2015. El TFA tiene como reducir los costos comerciales de las actividades de importación y exportación y acelerar el despacho de mercancías al establecer estándares de digitalización como la presentación electrónica de datos entre agencias y el uso de firmas digitales. La implementación del TFA probablemente produciría beneficios económicos de gran alcance, especialmente en los países emergentes y en desarrollo.

La ICC señala que el uso de procesos basados ​​en papel supone una carga extraordinaria para las pequeñas y medianas empresas (PYME) que buscan comerciar internacionalmente, y la digitalización ayudaría a cerrar esta brecha de financiación del comercio.12 La ICC proyecta que en el Reino Unido, la digitalización de los documentos generarían 1.000 millones de libras esterlinas para abordar el déficit de financiación del comercio. Consulte "Creación de un ecosistema de comercio digital moderno: el caso económico para reformar la ley del Reino Unido y alinearse con la Ley Modelo de la CNUDMI sobre registros electrónicos transferibles (MLETR)", ICC, 2021. Según el Foro Económico Mundial, la brecha financiera comercial actual, o la cantidad de financiación comercial solicitada que se rechaza se estima en 1,5 billones de dólares en todo el mundo, y las PYME son las que más sufren.

Dado este contexto global, el tamaño y el impacto potencial de la oportunidad de digitalización y la importancia del conocimiento de embarque, McKinsey analizó cómo un conocimiento de embarque electrónico podría agregar valor. El análisis indica que la digitalización del conocimiento de embarque, que representa entre el 10 % y el 30 % de los costos de la documentación comercial, podría desbloquear más de $15 500 millones en beneficios directos para el ecosistema del transporte marítimo y hasta $40 000 millones en un aumento del comercio.14 Análisis de McKinsey basado en entrevistas con expertos, transportistas y cargadores.

El análisis cuantifica los impactos esperados de la adopción del 100 por ciento de un conocimiento de embarque electrónico en los costos del transporte marítimo, para las partes interesadas en el ecosistema de envío más amplio y en la habilitación comercial más amplia. Esta cuantificación ilustra el impacto sustancial que se puede generar a partir de la digitalización de un componente único, pero crítico, de la documentación comercial.

La adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría generar ahorros de costos directos para todas las partes interesadas, por un monto de $ 6.5 mil millones al año. Los transportistas podrían obtener hasta $ 2.1 mil millones en beneficios, como una interacción más directa con los cargadores y cargas de trabajo optimizadas y digitalizadas, lo que lleva a un ahorro de costos. Las nuevas capacidades digitales también podrían generar una nueva fuente de ingresos para los operadores, por ejemplo, a través de mejores viajes de los clientes. Se podrían desbloquear otros $ 6.9 mil millones en valor para el ecosistema comercial más amplio. En última instancia, una mayor digitalización podría generar USD 40 000 millones en comercio mundial para 2030 (Gráfico 2).

Varios factores indican que la industria está lista para embarcarse en la digitalización del conocimiento de embarque. En primer lugar, se han establecido estándares digitales para el conocimiento de embarque. Los estándares de datos y procesos para la presentación de instrucciones de envío y la emisión del conocimiento de embarque ya se han establecido a través de DCSA, y son aceptados por nueve transportistas de contenedores que representan el 70 por ciento del comercio en contenedores.

En segundo lugar, la inversión en TI requerida para acomodar un conocimiento de embarque digital es baja. McKinsey estima que las inversiones limitadas en conectividad de TI y capacitación de empleados permitirían esta transición. Estos costos serían más que compensados ​​por los ahorros de costos antes mencionados.

En tercer lugar, las transacciones electrónicas de conocimiento de embarque ya existen y funcionan. Durante los últimos 25 años, varios proveedores como Bolero International y WAVE BL han establecido plataformas para intercambiar conocimientos de embarque electrónicos. Si bien alrededor del 1 por ciento de todos los conocimientos de embarque son digitales hoy en día, esta adopción demuestra que el proceso ha sido probado y funciona.15 "DCSA comienza la fase final de la prueba de concepto de interoperabilidad de la plataforma eBL", Digital Container Shipping Association, 12 de julio de 2022 .

La evidencia de los principales participantes del mercado, así como los viajes de digitalización de otras industrias, muestra que el comercio marítimo puede adoptar la documentación comercial digital en 3 a 4 años y alcanzar el 100 por ciento de adopción para 2030. La industria está bien posicionada para hacer este cambio.

Por ejemplo, la industria de las aerolíneas y la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA, por sus siglas en inglés) escalaron la guía aérea electrónica para envíos de carga, un proceso digital que está reemplazando la documentación comercial en papel, de un pequeño porcentaje en 2012 a más del 50 por ciento de adopción en 2017.16Basado en los informes mensuales internacionales e-AWB de IATA.

Existen ejemplos destacados de participantes del mercado en el comercio marítimo que luchan por el cambio. ZIM International Shipping Lines ha establecido objetivos ambiciosos para la digitalización de la documentación comercial. El transportista comenzó a educar a los clientes sobre los beneficios de un conocimiento de embarque electrónico y capacitó a su fuerza laboral para familiarizarse con el nuevo proceso. El esfuerzo arrojó resultados muy rápidamente: después de un año, el transportista triplicó su tasa de adopción del conocimiento de embarque electrónico del 3 al 10 por ciento.

Además, los puertos líderes y sus gobiernos locales, incluidos Singapur y Abu Dabi, han establecido el marco regulatorio para tratar los documentos digitales como documentos en papel.17 "Singapur prueba la documentación digital con dos puertos chinos para reducir el papeleo", Hellenic Shipping News, 11 de diciembre , 2020; "La Autoridad Marítima y Portuaria de Singapur y el Puerto de Róterdam establecerán el Corredor Verde y Digital más largo del mundo para un transporte marítimo eficiente y sostenible", Puerto de Róterdam, 2 de agosto de 2022; "Abu Dhabi Ports colaborating with MSC Mediterranean Shipping Company on international blockchain solution Silsal", Abu Dhabi Ports, 20 de octubre de 2018. Otros países están a punto de hacer lo mismo, y el Reino Unido ya ha anunciado que la documentación comercial digital forma parte del gobierno. agenda legislativa.18Comercio digital y datos: respuesta del gobierno al primer informe del comité, Cámara de los Comunes, octubre de 2021.

Existe una oportunidad para que las partes interesadas, incluidos los transportistas, las instituciones financieras, las autoridades aduaneras, los transportistas y los transitarios, trabajen juntos para promover los esfuerzos de digitalización del comercio y cosechar los beneficios. Las partes interesadas podrían considerar las siguientes cuatro acciones que facilitarían la adopción en toda la industria de un conocimiento de embarque electrónico y una mayor digitalización de la documentación comercial (Anexo 3).

La digitalización completa de extremo a extremo del comercio de contenedores requiere estándares de toda la industria para la estructura y transmisión de datos. Las partes interesadas pueden aprovechar los esfuerzos de estandarización existentes, por ejemplo, trabajando con los principales actores, como los financistas comerciales y las autoridades públicas, para acordar contractualmente un estándar específico para hacer que la transformación de todo el ecosistema sea lo más rentable y universalmente aplicable posible.

Varias partes interesadas pueden tomar medidas para establecer objetivos y KPI asociados:

Todas las partes interesadas pueden ampliar las soluciones actuales de conocimiento de embarque electrónico y trabajar juntas para mantener la infraestructura existente en funcionamiento, de la manera más colaborativa posible. La industria puede pasar a finalizar soluciones de conocimiento de embarque electrónico e integraciones de API para cambiar conjuntamente a la nueva era del envío de contenedores.

Todas las partes interesadas relevantes podrían aceptar un enfoque definido y comprometerse con la implementación, idealmente guiadas por una parte neutral. También podrían mejorar la interoperabilidad del conocimiento de embarque electrónico con los sistemas existentes, simplificar la conectividad y reducir las barreras en términos de costos y tiempo, especialmente para las PYME.

Ha llegado el momento de que todas las partes interesadas en el ecosistema del comercio marítimo mundial unan sus fuerzas, trabajen en colaboración para digitalizar la documentación comercial y marquen el comienzo de una "nueva normalidad" digitalizada. Hacerlo podría preparar la industria para el futuro y dar forma a un sistema de comercio global más inclusivo. En particular, la adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría generar importantes ahorros de costos e impulsar el comercio mundial.

didier casanovaes socio de la oficina de Bruselas de McKinsey,david diekeres un experto sénior en la oficina de Zúrich, dondeBjornar Jensenes un socio mayoritario,Luis Hausmanes socio en la oficina de Munich, yjason stoffelses consultor en la oficina de Düsseldorf.

Los autores desean agradecer a Maximilian Menden y Elsa Reißmann por sus contribuciones a este artículo.